Tamirhanede İş Emri Nasıl Tutulur? Telefonla İş Emri, Parça ve Parçacı Defteri

İş emri neden tutulur?

Sanayide en sık yaşanan üç kayıp aynıdır: yoğunlukta takılan parçanın fişe yazılmaması, "bana bu fiyatı söylemediniz" itirazı ve parça maliyeti ile işçilik kârının birbirine karışması. Üçünün de ortak nedeni, işin anında ve tek yerde yazılmamasıdır. İş emri, aracın veya cihazın içeri girdiği andan teslimine kadar yapılanları sıraya koyan tek kayıt kâğıdıdır.

Kabulde neler yazılır?

• Kimlik: oto için plaka (isterseniz şasi no), beyaz eşya ve teknik serviste seri no veya IMEI. Telefon kamerasıyla okutabilirsiniz; okuma ışığa ve açıya bağlıdır, ekrandaki değeri kontrol edip düzeltin.
• Km ve şikâyet: müşterinin anlattığı arıza. Elleriniz yağlıysa mikrofona konuşarak yazdırabilirsiniz.
• Teslim alınan eşyalar: aksesuar, evrak, değerli eşya. Oto modunda envanter (stepne, kriko vb.) ve kaporta hasar haritası işaretlenir.
• Fotoğraf: kabul anında araç veya cihazın durumu; fotoğraflara tarih damgası basılır.

Parça nereden geldi? Üç kaynağı ayırın

İş emrine kalem eklerken parçanın kaynağını seçmek, hem stoğu hem borcu doğru tutar:

1. Kendi depomuzdan: stoktan düşer, alış ve satış fiyatı depodan gelir. Stok yetmezse sistem sorar; onaylarsanız stok eksiye düşer.
2. Parçacıdan: parçacıyı seçer, geliş ve müşteriye satış fiyatını yazarsınız. Açık hesapsa alış tutarı o parçacının borç defterine yazılır; peşinse kasadan düşer. Parça gelene kadar araç "Parça Bekliyor" durumunda bekler.
3. Müşteri getirdi: fiyat 0 yazılır; iş emrinde ve PDF'te "garanti kapsamı dışındadır" notu çıkar.

Fiyat teklifi ve müşteri onayı

Arıza tespit edilince yapılacak işleri ve tutarı WhatsApp'tan müşteriye gönderirsiniz (mesaj hazır açılır, göndermeyi siz yaparsınız). Müşteri onayladığında iş emrinde "Onaylandı" işaretlenir ve araç lifte alınır. Müşterinin ertelediği ya da kabul etmediği işler ayrıca kaydedilir; bir sonraki geldiğinde "bu iş için uyarmıştık" demeniz kolaylaşır.

Parçacı defteri ve gerçek kâr

Parçacıdan açık hesap aldığınız her parça, parçacı defterine otomatik işlenir. Ödeme yaptıkça bakiye düşer, haftalık ya da aylık hesaplaşmada ekstreyi paylaşabilirsiniz. İş emri kapanırken parça satışı, parça maliyeti ve işçilik ayrı ayrı görünür; böylece kasaya giren paranın ne kadarının parçacıya gideceğini, ne kadarının işçilik kazancı olduğunu bilirsiniz. Müşteri yanınızdayken maliyetler ekranda gizlenir ve müşteriye giden PDF'te asla yer almaz.

Teslim ve geçmiş

Teslimde ödeme şekli (nakit, kart, havale, veresiye) seçilir; tutarlar dondurulur, müşteri imzası PDF iş emrine eklenebilir. Plaka veya seri no yazıldığında, dükkânınızda aynı araca daha önce yapılan işler, takılan parçalar ve tarihler listelenir. Bu geçmiş yalnızca sizin kayıtlarınızdır; resmî bir sorgu değildir.

Dikkat edilecek sınırlar

• Programda kullanıcı hesabı ve yetki düzeyi yoktur; telefonu kime verirseniz tüm kayıtları görür.
• Mali fiş, e-fatura ya da yazarkasa yerine geçmez.
• Mesajlar otomatik gitmez; WhatsApp'ı siz gönderirsiniz.

Bu akışı telefonda denemek için Servis & Oto Tamir Kolay sayfasına bakabilirsiniz; ilk 10 gün ücretsizdir.