Fotoğraflı Stok Sayımı: Excel Listesi Olan ve Barkodsuz Ürünle Çalışan İşletmeler İçin

Birçok fabrika, depo ve atölyede ürün bilgisi bir Excel dosyasında durur: ürün adı, kısa bir açıklama, bazen bir kod. Barkod yoktur, ürünün resmi yoktur ve sayım kâğıda yazılan adetlerin sonradan bilgisayara geçirilmesiyle yapılır. Aynı ürüne farklı kişiler farklı ad verir, sayım sırasında hangi ürünün hangisi olduğu tartışılır.

Kargo Kolay Mobil'in Stok tanımlama ve sayım bölümü bu iş için hazırlandı. Uygulamada Masaüstü ekranının altında yer alır. Aşağıda iki gerçek senaryo var: listesi olan ürünler ve barkodu hiç olmayan ürünler.

Senaryo 1: Elinizde ürün listesi var (ad, açıklama, barkod)

1. Listeyi yükleyin. Excel (XLSX) ya da CSV dosyanızın ilk satırında sütun başlıkları olmalı: Barkod (zorunlu), Ürün Adı ve Açıklama. "Liste yükle" ile dosyayı seçin; uygulama kaç yeni ürün ekleneceğini ve kaçının adı ya da açıklamasının güncelleneceğini önceden söyler.
2. Her ürüne fotoğraf ekleyin. Ürün kartını açıp en çok 3 fotoğraf çekin ya da galeriden seçin. Dosyalar barkod adıyla saklanır: 8690000100014-1.jpg, 8690000100014-2.jpg, 8690000100014-3.jpg.
3. Barkodu okutarak sayın. Telefonun kamerasıyla ya da USB/Bluetooth barkod okuyucuyla ürünün barkodunu okutun. Ekranda ürünün adı, açıklaması, fotoğrafları ve o ana kadar sayılan adet görünür. Raf bilgisi: sayım ekranındaki Raf kutusuna bulunduğunuz rafı (örneğin A-3) yazarsanız okutulan her ürüne o raf işlenir; raf ürün kartında ve Excel kataloğunda Raf sütununda görünür. Her okutma 1 ekler; toplu adedi "Adet yaz" ile girebilir, yanlış okutmayı − ile düzeltebilirsiniz.
4. Listenizde Raf sütunu varsa (başlık: Raf), yükleme sırasında ürünlerin rafı da alınır.
5. Listede olmayan barkod uyarı verir. Okutulan barkod yüklediğiniz listede yoksa uygulama "bu barkod tanımlı değil" der; isterseniz ürünü orada tanımlayıp fotoğraf ekleyebilirsiniz.

Bu akışın faydası, sayımı yapan kişinin ürünü adı, açıklaması ve fotoğrafıyla görmesi ve yanlış ürünü saymasının zorlaşmasıdır. Listenizdeki ad ve açıklamayı da sayım sırasında gözle kontrol etmiş olursunuz.

Senaryo 2: Ürünlerin barkodu yok

1. Ürünü tanımlayın. "Ürün tanımla" ile ürün adı ve açıklamasını yazın.
2. Barkod üretin. Ürünün barkodu yoksa "barkod üret" düğmesi, katalogda olmayan bir dahili barkod (13 haneli EAN-13, 29 ile başlar) atar. Bu barkod mağaza içi kullanım aralığındadır; gerçek ürün barkoduyla çakışmaz.
3. Fotoğraflayın. Aynı kartta en çok 3 fotoğraf ekleyin.
4. Sayın. Üretilen barkodu okutarak ya da ürün kartından sayım yapın. Sayılan adetler her kartta tutulur.

Üretilen barkodu ürüne yapıştırmak için etiketi masaüstü programı basar: Stok_Katalogu.xlsx dosyasını Ürün Etiketi Yazdır penceresine yükler, adedi yazarsınız. Etiket 3x2 cm'dir (üstte barkod, altında ürün adı, en altta açıklama); isterseniz 10x10 / 10x15 cm kağıda dizili basılır. Ayrıntı için stok barkodlama yazımıza bakın.

Buluta gönderme ve Excel

Google Drive'ı (ya da WebDAV'i) Ayarlar → Bulut'tan bağladıktan sonra "Buluta gönder" ile ürün fotoğrafları Drive'daki Kargo Kolay/Stok Kartlari klasörüne, ürün listesi ve sayılan adetler ise Stok_Katalogu.xlsx dosyasına yüklenir. Dosyayı oradan bilgisayarınıza indirebilir ya da başkalarıyla paylaşabilirsiniz. Her seferinde yalnızca değişen kartlar yüklenir. Bulut kullanmak istemezseniz "Excel paylaş" ile aynı kataloğu WhatsApp, e-posta ya da Drive üzerinden gönderebilirsiniz.

Bilmeniz gerekenler

• Bu sayım işletme içi kontroldür; resmi ya da mali envanter yerine geçmez.
• Excel'de barkod sütununu "Metin" biçimine alın; aksi halde baştaki sıfırlar silinebilir. Eski .xls dosyasını önce XLSX olarak kaydedin.
• Uygulama Android 12 ve üzeri telefonlarda çalışır; 10 gün sınırsız ve ücretsiz denenebilir.
• Kamera ve fotoğraf için telefonun kamera izni gerekir.

Sık sorulan sorular