Apartman Yöneticisi İçin Aylık İş Akışı: Aidat, Tahsilat, Gider ve Panoya Asılabilir Rapor

Ay başı: dönemi açın ve aidatı dağıtın

Yeni dönemi açın (ör. 2026-11) ve aidat tanımlarınızı dairelere dağıtın. Dağıtım yöntemi eşit, arsa payı, katsayı ya da sabit tutar olabilir. Böylece ay başında her dairenin borcu kayıtlıdır ve kimseye "borcun nedir" diye sormanıza gerek kalmaz.

Ay boyunca: tahsilat girin

Bir komşu aidatı yatırdığında daireyi seçer, tutarı ve ödeme yolunu (nakit ya da havale) yazarsınız. Ödeme en eski borçtan başlayarak mahsup edilir. Yanlış girişi tahsilat listesinden silerseniz borç yeniden açılır. Program banka hesabınıza bağlanmaz; havaleleri sizin hesap ekstrenizden bakıp girersiniz.

Giderleri faturayla kaydedin

Temizlik, asansör bakımı, ortak elektrik gibi giderleri tutar, açıklama ve fatura/belge numarasıyla yazarsınız. Kasadan ödenip ödenmediğini E/H ile işaretlersiniz. Ortak elektrik, su ya da doğalgaz faturalarını açık döneme dağıtıp aidata ekleyebilirsiniz. Merkezi sistemde sayaç okuma yapıyorsanız ilk ve son endeksi ve birim fiyatı girin; tüketim bedeli daire borcuna aktarılır.

Bina işleri: tamirat, demirbaş, genel kurul

• Tamir ve teklifler: çatı, asansör, hidrofor gibi ihtiyaçları kaydedip firmalardan teklif toplayın; yapıldı dediğinizde tutar gider olarak kasaya işlenir.
• Demirbaş bakımı: asansör, hidrofor, yangın tüpü gibi cihazların bakım periyodunu girin; bakımı 14 gün içinde gelenler ana ekranda uyarı olarak çıkar.
• Genel kurul: toplantı açıp hazirun cetveli tutabilir, kararları numaralı kaydedebilirsiniz. Bunlar dahili nottur; resmî karar defterinin yerini tutmaz.

Ay sonu: borçlular, rapor ve kapanış

Borçlu daireler listesinden kimin ne kadar borcu olduğunu görür, her dairenin hesap pusulasını WhatsApp ve benzeri uygulamalarla paylaşırsınız (hatırlatmayı siz yaparsınız; otomatik mesaj yoktur). Raporlar bölümünden panoya asabileceğiniz A4 PDF raporunu alır, istersen WhatsApp grubuna paylaşırsınız; denetçi için KMK 41 denetçi raporu özeti de vardır. Dönemi kapattığınızda kayıtlar kilitlenir; yeni tahakkuk ya da gider eklenemez, gerekirse dönemi yeniden açarsınız.

Kişisel verilere dikkat

Daire sakinlerinin adı ve telefonu kişisel veridir; telefonunuzda saklanır ve sunucuya aktarılmaz. Aydınlatma yükümlülüğü ve yedek dosyasını güvenli tutmak yöneticiye aittir. Eski bir sakinin verisini silmek için "anonimleştir" aracı vardır; mali kayıtlar bozulmaz.

Programın tamamı için Apartman Yönetimi Kolay sayfasına bakın.